Neste texto, iremos provocar alguns questionamentos e listar cinco hábitos para você melhorar a gestão do tempo.

Compositor de destinos

Tambor de todos os ritmos

Tempo, tempo, tempo, tempo

Entro em um acordo contigo

Tempo, tempo, tempo, tempo

Trecho da música Oração ao Tempo composta por Caetano Veloso

Qual é o seu acordo com o tempo? O meu é lembrar diariamente que ele é finito, pois isso me ajuda a dar mais importância ao seu uso. Mais do que uma maneira de contabilizar momentos, o tempo nos permite desfrutar a vida, o que temos de mais precioso. Por isso, cuidar do nosso tempo é fundamental. Mas nem sempre é fácil, pois somos atravessados diariamente por muitas demandas inesperadas.

Quer saber quais são os cinco hábitos fundamentais que mudarão a sua relação com o tempo? Continue lendo este texto!

Quais são os benefícios de uma gestão de tempo mais eficiente?

Fazer um bom uso do seu tempo pode ajudar você de muitas maneiras:

• Aumento da produtividade;
• Eliminação de maus hábitos, como a procrastinação o e baixo nível de atenção em atividades;
• Redução de estresse e ansiedade;
• Mais equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
• Realização de mais metas e objetivos;
• Mais disposição e motivação.

Para resumir, ter consciência sobre o uso do seu tempo contribui para uma vida mais significativa, saudável e feliz.

Como você pode melhorar a sua gestão de tempo?

Podemos definir gestão do tempo como um processo de planejamento e execução do uso do tempo. Existem diversas técnicas e ferramentas para auxiliar. Entretanto, se você não tiver disciplina para aplicá-las, poucos resultados serão percebidos. Portanto, reunimos alguns hábitos essenciais que utilizamos para auxiliar na gestão de tempo.

1. Planeje a sua semana e os seus dias

É provável que você tenha um planejamento anual, trimestral ou até mensal. Sugiro que você divida seus grandes objetivos em objetivos menores. Ou seja, objetivos que cabem em uma semana. Enxergá-los dessa forma irá dar a você mais motivação para alcançá-los e, por isso, mais chances de sucesso no longo prazo. Além disso, esse hábito contribui muito para a gestão de tempo.

Eu gosto de encerrar minha semana listando todos os objetivos que desejo cumprir na próxima. Em seguida, organizo e priorizo as minhas atividades de acordo com esses objetivos. Realizo esse planejamento no Asana, um software para gestão de projetos.

Esse hábito proporciona a visualização da quantidade de atividades que você deseja cumprir. Dessa forma, você consegue priorizar o que de fato precisa ser feito. Ao longo do tempo, realizar esses planejamentos semanais vão ajudar você a se tornar mais realista em relação a sua produtividade… Que é o nosso próximo tópico!

2. Conheça os limites da sua produtividade

Além de planejar sua semana e constantemente analisar o que foi planejado versus o que foi realizado, você precisa entender quanto tempo usa para realizar suas tarefas. Se você souber quanto do seu tempo investe em diferentes atividades, poderá organizar melhor sua rotina e fluxo de trabalho. A maneira mais simples de fazer isso é observar o uso do tempo. Ter esse conhecimento ajudará você a alocá-lo melhor no futuro.

Para isso, você não precisa de um software específico, apesar de existirem muitos! Basta cronometrar e tomar notas do tempo que você utiliza em tarefas comuns no seu dia a dia. Você vai se surpreender com o tempo que utiliza em atividades que você considerava rápidas ou demoradas. Isso acontece, pois a nossa percepção de tempo está muito relacionada ao prazer que temos ao realizar determinada tarefa.

Com esse conhecimento, de uma forma muito realista e honesta, aceite os limites da sua produtividade. Lembre-se que uma agenda lotada vai causar uma pressão desnecessária em você, além de tirar o foco do que de fato você conseguiria realizar. Então, aprenda a dizer não para aquilo que você simplesmente não consegue cumprir. Delegue o que for possível, inclusive para consultorias, e crie planejamentos realistas.

3. Descubra a sua zona de produtividade e distribua suas atividades de acordo

Somos todos diferentes, portanto, mais ou menos produtivos em diferentes períodos do dia. Saiba quais são as suas horas mais produtivas e dedique esse tempo às atividades que requerem concentração profunda.

Para os outros momentos, destine tarefas com caráter mais operacional ou simplesmente descanse.

4. Acorde cedo e tenha uma rotina matinal

Eu sei que as zonas de produtividade variam muito de pessoa para pessoa. Talvez você não seja uma pessoa early bird como eu. Entretanto, acordar mais cedo é como uma mágica para estender os dias. Conseguimos ter mais controle sobre o horário que acordamos do que sobre o horário que sentimos sono ou cansaço, concorda?

Charles Duhig, no livro “O Poder do Hábito”, fala sobre os chamados hábitos mestres ou angulares. Esses hábitos são capazes de desencadear uma série de reações na forma que organizamos nossas vidas. Os hábitos angulares são pequenas ações que decidimos adquirir e que, de maneira inconsciente, modificam nosso estilo de vida, alterando e criando outros hábitos que nem sempre parecem estar relacionados. Por exemplo, se você adquire o hábito angular de acordar mais cedo, outros hábitos como ter uma rotina matinal e praticar exercícios físicos são mais prováveis de acontecer.

Tudo isso irá contribuir muito para a sua gestão de tempo! Além de aumentar seu nível de energia para realizar suas atividades e, claro, a sua qualidade de vida.

5. Concentre-se e faça o que precisa ser feito

Notificações, mensagens, e-mails, redes sociais e outras pessoas nos interrompendo constantemente. Apesar de importantes, esses fatores drenam a nossa atenção e, consequentemente, o nosso tempo.

Busque sempre observar as condições que você tem para realizar uma atividade que exige concentração. Analise espaço, recursos, ferramentas… E prepare tudo isso para poder se concentrar de verdade!

Quando eu preciso me concentrar, eu busco preparar o ambiente. Agora, estou sentada confortavelmente, meu computador está com bateria suficiente e o meu celular está em outro cômodo.

Outras práticas que funcionam muito bem no trabalho:

•  Deixe claro para os seus colegas os períodos nos quais você está se dedicando a tarefas que exigem concentração. Recentemente, a Google Agenda recebeu uma nova feature que permite adicionar além de ‘Eventos’, blocos de tempo para concentrar-se, a chamada ‘Hora de se concentrar’;
• Defina horários específicos no seu dia para checar mensagens, emails e redes sociais. Dessa forma, você vai evitar o sequestro da sua concentração por demandas externas e pelo consumo passivo de conteúdos.

Eu espero que o tempo que você investiu para ler até aqui tenha ajudado a vislumbrar melhores formas de gerir melhor esse recurso tão precioso. Para finalizar, também gostaria de convidar você a se desvencilhar do culto à velocidade e dar mais importância à qualidade das atividades que você realiza. Isso, certamente, irá mudar a sua relação com o tempo.